Houd bouten en moeren uit het MT

Waarom gaat het in de MT vergadering vaak over de bouten en de moeren en veel minder over het beleid en de strategie? De oorzaak ligt in de cultuur van de organisatie en in de manier van vergaderen. Zorg dat je in het MT-overleg vooral praat over beleid en strategie en voorkom geneuzel over allerlei operationele kwesties.

Cultuur van de organisatie

Van een manager leerde ik dat hij een cultuur nastreeft waarin alle operationele problemen direct opgelost worden door medewerkers onderling, eventueel ondersteund door teamleiders en managers. Ten koste van alles wilde hij voorkomen dat operationele problemen op overlegtafels zouden belanden. “In overleggen wil ik alleen maar met de vraag bezig zijn hoe ik problemen kan voorkomen”, zei hij. Dit wordt ook wel beleid genoemd. Kort gezegd; correctief on the job en preventief ‘on the table’.

Tip: Laat je als MT niet meeslepen in het oplossen van operationele problematiek maar zorg dat er een cultuur ontstaat waar de ‘bouten en moeren’ (operationele problemen) zo laag mogelijk in de organisatie worden vastgedraaid door de verantwoordelijke medewerker(s).

Methode van vergaderen

Een van de Mt-leden doet een voorstel (onder agendapunt personeel) om een plotseling ontstane vacature tijdelijk in te vullen. Haar collega Mt-leden vinden hier allemaal wat van en er ontstaat een discussie over het profiel van de tijdelijke vacature. Een van de Mt-leden ergert zich aan het kippenhok dat ontstaat en vraagt na 15 minuten waarom het überhaupt nodig is de vacature in te vullen. Hij vertelt dat deze vacature prima kan worden opgevangen binnen de afdeling. Vervolgens schiet de discussie deze kant op. De manager die vacaturehouder is zit niet op deze discussie te wachten, omdat het haar probleem niet oplost. De discussie wordt verwarrend en verschillende mensen voelen zich niet gehoord en haken af. De voorzitter probeert het onderwerp af te kappen met het doen van een voorstel. Iedereen  luistert stilzwijgend maar aan alle kanten is voelbaar dat het commitment voor dit voorstel ontbreekt.

Vervelend dat het zo loopt, vooral omdat deze discussie niet aan de MT-tafel thuis hoort. Waar het wel over moet gaan is hoe competenties van mensen optimaal en flexibel ingezet kunnen worden en hoe strategische personeelsbeleid als ‘tool’ daarbij kan helpen en dus niet ad-hoc over losse vacatures (bouten en moeren) praten. Dat probleem kan een integraal verantwoordelijk manager, die ook over de centen gaat, immers prima zelf oplossen buiten de MT tafel om.

Tip: Zorg als Mt dat je beleid en kaders formuleert waarbinnen bouten en moeren als vanzelf opgelost worden. Voor bovenstaand voorbeeld zou dan als beleid kunnen gelden dat bij het opvullen van een tijdelijk vacature altijd eerst intern wordt gezocht naar beschikbaar talent. Een SPP-tool en of competentiematrix kan daarbij behulpzaam zijn.