Als u ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons Privacybeleid.
Inextern is ervan overtuigd dat de persoonlijke levenssfeer van haar kandidaten, flexwerkers, werknemers, alsook van haar andere relaties en bezoekers van de website www.inextern.nl van belang is. De persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR) hieraan stelt.
Wie is Inextern
Inextern is de afkorting van de Inextern Groep. Deze bestaat uit de moedermaatschappij Inextern Holding BV en haar werkmaatschappijen. De privacyverklaring is van toepassing op Inextern, gevestigd te Groningen, Rozenburglaan 1, postcode 9727DL en is verantwoordelijk voor de gegevensverwerkingen (verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens).
Wanneer verzamelt Inextern uw persoonsgegevens
Inextern verzamelt uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, u zich inschrijft bij ons op kantoor, u bij ons in dienst treedt, u als zelfstandig ondernemer interim werkzaamheden voor ons verricht, u een assessment bij ons volgt, u een outplacementtraject bij ons volgt, u door ons gecoacht wordt, u deelneemt aan een organisatie-ontwikkelingstraject, u deelneemt aan een leergang of zich op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.
Inextern kan uw gegevens ook verzamelen indien u deze heeft geplaatst op publieke middelen, waaruit zou kunnen blijken dat u geïnteresseerd zou zijn in onze werk gerelateerde dienstverlening. In dat geval zullen we u benaderen of u interesse heeft om zich bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacy Statement. Heeft u geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van u verwerken om uw wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen honoreren.
Waarom verzamelt Inextern uw persoonsgegevens
Inextern verzamelt en verwerkt uw gegevens voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening, waaronder arbeidsbemiddeling, detachering, payroll, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, assessments, coaching, organisatieontwikkelingstrajecten, leergangen, outplacementtrajecten, interim management, salarisadministratie en personeelsmanagement.
Meer specifiek, uw persoonsgegevens worden verwerkt om:
- U aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten;
- U te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld (opt-in);
- Uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, social media (indien dit voor de functie relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven), etc.;
- Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
- Onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinde) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
- Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
- Ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening;
- Voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen;
- Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
- Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
- Subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen;
- Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, abeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.
Welke persoonsgegevens verzamelt Inextern van u
Inextern verwerkt de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.
Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:
Schrijft u zichzelf in bij Inextern :
- NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens;
- Geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
- Curriculum Vitae (C.V.), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
- Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
- Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
- Overige gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
- Pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis.
Gaat u werken/werkt u of heeft u gewerkt bij Inextern:
- Nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning;
- Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
- Daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens in het kader van een pre-employment screening;
- VOG (verklaring omtrent gedrag).
Verricht u interim werkzaamheden voor Inextern:
- NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens;
- Curriculum Vitae (C.V.), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
- Nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs;
- BTW-nummer;
- Uittreksel uit de KVK;
- Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
- Overige gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
- Pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis;
- VOG (verklaring omtrent gedrag);
- Daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens in het kader van een pre-employment screening.
Kandidaten voor assessment, organisatie of persoonlijke ontwikkeling
- NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens;
- Interviewverslagen of rapportages;
- Persoonlijkheidstesten;
- Beeld en/of opname materiaal.
Inextern legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.
Met wie kan Inextern uw persoonsgegevens delen
Inextern kan uw persoonsgegevens doorgeven aan haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin Inextern hiertoe kan worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.
De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelt Inextern uw persoonsgegevens?”.
Hoe lang bewaart Inextern uw persoonsgegevens
De bewaartermijnen die Inextern hanteert, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.
Kandidaten (u heeft nog niet voor Inextern gewerkt):
Uw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot 2 jaar na het laatste contact indien u niet voor Inextern heeft gewerkt. U krijgt na 2 jaar na het laatste contact een bericht van ons dat u bij ons staat ingeschreven.
Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, kunt u een mail sturen naar info@inextern.nl. U wordt niet meer benaderd en bemiddeld door Inextern. Uw persoonsgegevens zijn nog drie kalendermaanden beschikbaar in een afgeschermde omgeving (bij Werving & Selectie is deze periode 24 maanden in verband met claimrisico’s). In deze afgeschermde omgeving zijn uw gegevens enkel beschikbaar voor Inextern onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden uw gegevens definitief verwijderd.
Kandidaten (u werkt/ heeft gewerkt voor Inextern):
Uw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband.
Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Inextern.
Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, dan kunt u dit aangeven door een mail te sturen naar info@inextern.nl. U wordt niet meer benaderd en bemiddeld door Inextern. Uw persoonsgegevens worden in dat geval na twee jaar gearchiveerd in een afgeschermde omgeving. Uw persoonsgegevens zijn dan enkel beschikbaar voor Inextern onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor toepasselijke doelen en termijnen.
Kandidaten voor assessment, organisatie of persoonlijke ontwikkeling
Vragenlijsten/ testen te behoeve van assessments of persoonlijke ontwikkeling zullen maximaal 2 jaar door Inextern bewaard worden. Indien u niet wilt dat uw gegevens door Inextern bewaard worden, dan kunt u dit aangeven door een mail te sturen naar info@inextern.nl. Inextern zal zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen 4 weken, uw assessment of andere testgegevens verwijderen.
Persoonsgegevens van zakelijke relaties
(contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee Inextern een zakelijke relatie onderhoudt)
Inextern verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee Inextern zaken doet (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.
We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties:
- namen, contactgegevens en functies van contactpersonen.
Inextern kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie dan wel ten behoeve van de bemiddeling. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan sollicitanten of kandidaten, zakenpartners en onderaannemers (bv gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin Inextern hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis.
Uw rechten: inzage en/of wijzigen gegevens
Voor kandidaten, flexwerkers, zzp-ers en zakelijke relaties:
Als u inzage wenst in uw totale persoonsgegevensverwerking en/of gegevens wilt wijzigen of verwijderen, dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij Inextern of een mail sturen naar info@inextern.nl. Inextern zal zo spoedig mogelijk, maar binnen 4 weken, op uw verzoek reageren. Inextern zal verzoeken afwijzen die in strijd zijn met de Nederlandse wetgeving op bewaartermijn. Wanneer u niet tevreden bent met de handelswijze van Inextern, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Voor overige relaties:
U hebt recht op inzage en wijziging van de over u geregistreerde persoonsgegevens. U kunt daartoe contact opnemen met uw contactpersoon bij Inextern.
Beveiliging van Inextern
Inextern doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Inextern met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.
Vragen, opmerkingen of klachten
Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Inextern, dan kunt per e-mail contact met ons opnemen via info@inextern.nl